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深圳市九域企业管理顾问有限公司
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管理体系的成功实施，需要公司全体有关的参与和支持，不能认为只有社会责任职能部门，如人事部，才负有这方面的责任，公司所有部门都不能置身事外，这与ISO 9000质量管理体系有较大的差异，SA8000社会责任管理体系必须覆盖每一个部门每一名员工，因为任何人的任何一项活动都可能影响到公司社会责任表现。 社会责任管理体系是结构化的体系，除了管理者代表，各级管理层及职能部门也要承担相应的职责。公司目标和管理方案是分级的，需要逐步细化，最后落实到人。组织架构和职责也应与公司的管理机构相适应，并配备必需的人力、物力和财力支持。 公司组织架构和职责划分是社会责任管理体系运行的关键问题。社会责任管理体系的建立不可能改变原有的公司管理模式，社会责任管理机构的设立是在原有的管理基础上补充完成的，这就要求明确职责，规定权限，为社会责任管理体系的运行打好基础。 社会责任管理体系需要每一名员工的参与，公司政策和程序要传达到全体员工，培训和沟通有助于全体员工意识的提高。公司应在招聘新工人包括临时工时为他们安排适当的培训，对在职工也要安排定期的培训和推广。 标准要求公司持续监督有关部门的活动和结果，确保体系的有效运作，达到公司政策和标准，这就需要公司建立运行监督检测机制和内部审核制度。例如，公司应该采取适当的方法，检查公司政策和程序是否有效运行，社会责任表现是否违反标准和法规要求，如是否误招童工，工人加班时间是否违反法规，是否拖欠工资，机器设备是否安全，工作场所空气质量是否合格，是否为工人提供适当的个人防护用品，等等。内部审核的目的是评价体系的符合性和有效性，促进体系的改进，审核依据是SA8000标准和公司管理体系文件和记录，审核方法包括：文件记录的审查、现场观察和与个人面谈。内部审核应有计划系统地进行，每年应制订年度审核计划。内部审核计划可以集中一段时间进行，也可以逐个要素或逐个部门进行。一般体系建立和运行初期审核次数应多一些，当体系结构有重大变化，公司运作发生重大变化，或者发生严重事故时，要及时审核。 内部审核的效果，很大程度上取决于审核员的技能和知识，因此，内部审核员应当经过适当的培训。内部审核员应与审核对象没有直接责任关系。审核前要做好准备，包括组成审核小组，制订检查表，通知审核对象。内部审核要记录审核结果，提出审核报告，不符合项及纠正措施建议，送交被审核部门负责人。有关的责任单位和人员应对不符合项及时采取纠正措施，内部审核员还要跟踪检查，确定不符合项得到纠正。内部审核一般采取抽样调查的方法，抽样既要确保一定的数量，也要确保一定的代表性。 内部审核是公司的自我检查过程，目的是对公司的社会责任管理体系运行情况进行评价，了解计划和程序是否得到正确的实施、程序文件是否符合标准要求。内部审核结果应上报各层次的管理者，以此来促进公司社会责任管理体系的完善和提高，这是社会责任管理体系的监督环节中不可缺少的，也是发现问题、解决问题和改进体系的重要手段。公司完成内部审核后才可以进行管理评审，在适当的时候申请外部认证审核。